La nova normalitat en la gestió documental

El sector de la gestió documental i d’arxius s’ha vist sotmès a una prova d’estrès, com tants altres sectors d’activitat, a partir de la publicació del Reial Decret 436/2020 de l’14 de març: la prestació de serveis presencials quedava temporalment suspesa.

L’inici de l’estat d’alarma va suposar un punt d’inflexió per a la pràctica quotidiana en la gestió documental i els arxius, però afortunadament no va significar una paralització en els serveis, sinó que va permetre, majoritàriament, potenciar les tasques relacionades amb la gestió dels fons documentals com la planificació, tractament, conservació i preservació, i difusió.

Planificació

Es va continuar amb les tasques involucrades amb la gestió en general:

  • Revisar i actualitzar política de gestió documental
  • Actualitzar protocols, procediments i manuals
  • Proposar plans de millora dels serveis d’arxiu i gestió documental
  • Redactar plecs tècnics per a concursos i contractes
  • Analitzar requeriments funcionals per seleccionar o optimitzar eines de gestió documental
  • Redactar la memòria anual
  • Elaborar plans de contingència per a reprendre les activitats a la finalització de l’estat d’alarma

Tractament

En els casos que va ser possible mantenir l’accés als fons documentals, ja sigui en format físic o digital, es va poder:

  • Identificar productors i documents
  • Inventariar documentació
  • Classificar i descriure documents
  • Analitzar i depurar el quadre de classificació
  • Actualitzar llistes de llenguatge controlat
  • Corregir l’ortografia, normalitzar o actualitzar informació a les bases de dades

Conservació i preservació

Aquestes tasques també estan condicionades en part per l’accés als fons físics o digitalitzats, però algunes d’elles poden realitzar-se a distància sense problemes:

  • Revisar calendari d’accés i disposició
  • Analitzar sèries i taules d’avaluació
  • Redactar propostes d’avaluació de noves sèries
  • Depurar expedients i/o dades
  • Digitalitzar materials
  • Preparar dades per conversió de formats i migracions
  • Preparar materials per a l’eliminació
  • Revisar documentació rebuda per transferències

Difusió

  • Planificar nous productes i serveis documentals
  • Revisar plans de formació d’usuaris
  • Preparar materials de difusió
  • Avaluar pla de comunicació

La importància de la prestació virtual de serveis

Tot i que la prestació de serveis presencials va ser suspesa temporalment, en la mesura que va ser possible realitzar-los de forma virtual, els usuaris (interns o externs) van ser atesos. No totes les institucions estaven preparades per oferir serveis de forma telemàtica, per tant, la situació derivada de la crisi sanitària ha posat en el focus d’atenció les següents necessitats:

  • Comptar amb accés remot planificat als sistemes de gestió documental i sistemes d’informació institucionals
  • Disposar de la majoria dels fons documentals de la institució digitalitzats o directament en format electrònic, per independitzar-los del  requeriment de consulta presencial.
  • Crear nous recursos digitals per apropar els fons documentals als usuaris.

Més enllà de les tasques de gestió de fons documentals en termes generals, també durant aquest període d’alerta sanitària han estat molt importants els esforços dedicats a la formació dels professionals de el sector i així com a potenciar el paper social dels arxius.

La clau: la interacció amb la societat

Pel que fa a la formació, han estat mesos on hem pogut accedir a una variada oferta de congressos, webinars, cursos i píndoles formatives dutes a terme per institucions, associacions i empreses locals, però també internacionals.

Amb relació a la potenciació de el paper social dels arxius, cal destacar la campanya #Arxivemlacovid19 promoguda per l’Associació d’Arxivers-Gestors Documentals de Catalunya, amb l’objectiu de reunir documents, provinents de la població en general, relacionats amb la quotidianitat del coronavirus . Els arxius adherits a la iniciativa reben de la ciutadania documents físics o digitals, diaris de confinament, dibuixos, reflexions, videoblogs, arxius sonors, fotografies, vídeos, entre d’altres. La intenció és situar els arxius com a promotors de la memòria social, documentant els successos de el present, no només a partir de la documentació generada per les institucions, sinó també per la població en general.

En aquests temps és freqüent parlar de la Covid-19 en termes de crisi sanitària, però, com qualsevol altra crisi, a més d’implicar canvis profunds amb conseqüències importants representa una obertura cap a noves oportunitats. En el cas de la gestió documental i arxius representa la posada en acció de recursos personals i institucionals per continuar amb les activitats en condicions d’emergència, però també per dur a terme iniciatives innovadores que potenciïn la interacció amb la societat.