De l'aula al núvol: la transformació d'un curs presencial en digital

Nubilum compta amb experiència en la impartició d’accions formatives com a part dels serveis en gestió documental i tecnològica que ofereix als arxius, biblioteques i museus.

Aquest any, durant el mes de març, s’havia concertat un curs de formació en l’àmbit de gestió documental i arxiu que un client ens demana habitualment en modalitat presencial.

Naturalment, en la mesura que les condicions del confinament s’anaven fent més restrictives el client ens va proposar un canvi: podíem fer el mateix curs en modalitat en línia? i podíem fer-ho en un mes?

Abans de començar a planificar els continguts d’un curs virtual és necessari saber el nivell de coneixements previs i experiència dels participants en gestió documental i arxiu i en competències digitals. Com ho desconeixíem, va ser necessari realitzar una breu enquesta per situar el nivell de desenvolupament de continguts i dinàmiques per adaptar els continguts al públic objectiu.

Plataforma virtual

Treballem amb Google Suite, el conjunt d’eines col·laboratives de Google, entre les quals s’inclou Google Classroom, la plataforma per a impartir formació virtual, i que també permet accedir a documents compartits, formularis, disc virtual, correu electrònic i videoconferències. Vam optar per utilitzar aplicacions al núvol ja que desconeixíem les eines amb les quals comptaven els participants en els seus dispositius personals i el curs incloïa una important càrrega de treball pràctic i amb eines ofimàtiques.

Captura de pantalla de l’aula virtual: presentació de continguts en vídeo

Les plataformes virtuals constitueixen el primer obstacle a superar, impliquen una corba d’aprenentatge tant per als formadors com per als assistents. Existeixen múltiples opcions al mercat i, encara que presenten algunes funcionalitats similars, la forma de publicar continguts, presentar activitats, interactuar o avaluar no és la mateixa. En el nostre cas, la presentació del funcionament de l’aula en vídeo per explicar als participants com interactuar amb Google Classroom va ser fonamental.

Continguts

En aquest cas ja els teníem en procés d’elaboració, però la forma de presentar-los als participants havia de considerar un disseny i llenguatge adequat a un mitjà digital. La necessitat d’elaborar materials formatius en vídeo va passar a ser una prioritat, però també mostrar contingut en format text, per contemplar la possibilitat d’assistents que estiguessin més a gust amb aquest tipus de materials.

Pel termini de temps que teníem per davant no ens era possible realitzar la conversió de tots els continguts a vídeo. El criteri de priorització es va basar en la necessitat de mostrar un determinat procediment: com accedir a l’aula, com presentar una activitat, com treballar per primera vegada amb un full de càlcul en el núvol, entre d’altres.

L’elaboració de continguts textuals també va tenir un altre element diferenciador, ja que en un entorn virtual els materials no han de ser molt extensos. Ens va requerir un esforç extra per sintetitzar i disgregar en píndoles de coneixement més breus per facilitar la comprensió.

Proposta d’activitats

La interacció directa que s’estableix en una aula presencial entre formadors i participants en un entorn virtual desapareix, el que pot provocar dificultats de comprensió de les activitats assignades als participants. Una manera de solucionar aquesta possible situació és aprofundir en la contextualització, finalitat i objectius d’aquestes.

Cada activitat planificada constava d’un enunciat introductori que incloïa la motivació i objectiu d’aquesta activitat, abans de puntualitzar les tasques concretes per realitzar. A causa dels diferents nivells d’experiència entre els participants, es va oferir un reforç de comunicació a través d’un xat.

La planificació d’activitats també implica posar en joc estratègies i eines diferents, considerant que siguin fàcils d’accedir i despertin la curiositat dels participants. Les estratègies més utilitzades en entorns virtuals són els qüestionaris, però també utilitzem preguntes-debat, exercicis pràctics amb fulls de càlcul en línia, mots encreuats, comentari de materials textuals o en vídeo, per tal d’aconseguir captar l’atenció i participació dels assistents .

A l’tractar-se d’un curs de caràcter pràctic, la modalitat presencial incorporava visites a instal·lacions d’arxius o centres de documentació. Afortunadament, molts organismes i institucions ja disposen de visites virtuals als centres i catàlegs en línia amb documentació digitalitzada de gran qualitat que permet realitzar anàlisis de contingut, així com d’altres aspectes, com l’estat de conservació o infraestructures d’instal·lació.

D’aquesta manera, aprofitant els documents descrits i digitalitzats que els arxius publiquen a la xarxa, es va poder proposar als participants d’el curs una experiència de descripció i gestió de dades col·laborativa de fons arxivístics, a partir de l’ús de Coeli, plataforma pròpia de Nubilum orientada a la difusió, documentació y gestió de col·leccions patrimonials.

Coeli: ficha de document d’arxiu (entorn de pràctiques)

Comunicació

La comunicació en un curs de formació a distància és fonamental, ja que ha de suplir la manca de contacte directe entre formadors i participants. A la formació presencial es compta amb recursos que faciliten la interacció i reconducció de les sessions de manera molt flexible: si percebem que l’atenció comença a decaure és possible canviar el to de veu, proposar una activitat imprevista, etc. En el cas de la formació en línia és necessari planificar amb antelació aquestes estratègies com també implementar mesures de seguiment per captar l’estat dels estudiants, proposar exercicis extres o alternatius si decau l’atenció, o tenir en compte canals addicionals de suport, com un xat.

En una aula virtual cal comunicar tot el que en ella passa, a grans trets:

• Avisos sobre inici, durada de el curs i tancament de el curs
• Publicació de continguts i / o activitats
• Recordatoris de terminis màxims de presentació d’activitats
• Comentaris i avaluació sobre les activitats presentades
• Presentació i resposta de dubtes i consultes
• Avisos sobre imprevistos, problemes tècnics, etc.
• Pautes i orientació als participants sobre continguts

Per al curs hem fet servir els següents canals de comunicació:

• Tauler d’anuncis: publicar informacions genèriques sobre el curs
• Missatges directes des de la plataforma: rebre / enviar missatges als alumnes
• Correu electrònic: missatges més personalitzats
• Telèfon: en previsió de la corba d’aprenentatge de la plataforma habilitem un número de telèfon per a consultes tècniques
• Xat: resoldre dubtes i consultes d’una forma més dinàmica
• Videoconferència en directe: tutories virtuals (realització d’activitats, resolució de dubtes i presentació d’activitats)

Si bé els canals de comunicació són els habituals en els cursos de formació virtual, voldríem posar en valor l’estratègia de la tutoria virtual en directe, com a alternativa a desenvolupar tot el curs en format de retransmissió en directe (streaming).

Les estrictes mesures de confinament van obligar els participants a assistir al curs des dels seus domicilis. La retransmissió del curs en directe podia haver contribuït a aprofundir la bretxa digital entre els assistents, ja que no era possible assegurar una igualtat de condicions d’infraestructura tecnològica i de comunicació, o de conciliació familiar per a tots els participants.

Plantejar les tutories virtuals en un dia i horari determinat, flexibilitza la necessitat de connexió permanent de la retransmissió en directe, alhora que possibilita un espai d’interacció molt valuós per intercanviar idees i opinions entre formadors i participants, així com captar el grau de connexió amb els continguts i activitats de el curs.