Projectes de digitalització: en què consisteixen?
Dur a terme projectes de digitalització de fons patrimonials és molt més que escanejar els documents. De fet, escanejar només és una de les operacions dins del conjunt de processos i actuacions que s’han de posar en marxa perquè la digitalització es realitzi de manera eficaç i satisfactòria.
L’objectiu que es persegueix és doble: d’una banda, optimitzar el procés, moltes vegades massiu, molt consumidor de temps i recursos; d’altra banda, que el producte obtingut sigui unes imatges amb qualitat, significat i mantenint les relacions amb el context que els hi dóna validesa.
Fases d’un projecte de digitalització
1. Descripció dels documents a digitalitzar
Els documents a digitalitzar, tant d’arxiu com bibliogràfics, sempre hauran de ser descrits prèviament a la seva digitalització, en el nivell de profunditat que sigui factible, creant-se un registre individual per a cada document. Si els documents no estan descrits, es realitzaria una descripció bàsica a fi d’obtenir unes dades mínimes de control dels documents.
Cada ítem a escanejar tindrà un codi unívoc que l’identificarà i servirà perquè l’operador de digitalització el reconegui inequívocament. Preferentment, aquest codi serà un dels assignats en el procés de descripció arxivística o bibliogràfica i s’emprarà també per a nomenar el fitxer resultant de la digitalització.
2. Recompte de les pàgines
Comptar les pàgines que consten els documents a digitalitzar és important perquè ens servirà per:
- Fer una valoració de l’abast quantitatiu del projecte i poder establir els seus límits.
- Poder fer una quantificació econòmica.
- Utilitzar la dada per al control de qualitat posterior.
Cal destacar que la unitat de mesura ha de ser la unitat reprogràfica i no tant la pàgina. Per unitats reprogràfiques entenem les passades d’escàner necessàries per reproduir un document, que no sempre coincideixen amb el nombre de pàgines.
La forma més eficaç d’extreure aquestes dades és exportar-les dels programes de gestió on resideixen les dades descriptives.
3. Separació de documents en mal estat
Un cop acotat l’abast del projecte de digitalització quant a fons i documents compresos, del llistat amb els documents que compleixin aquests requisits s’hauran de descartar aquells l’estat o característiques físiques dels quals no permetin la seva digitalització. Les dades es poden extreure dels sistemes de gestió de les dades descriptives.
4. Elaboració dels fitxers de control dels documents a digitalitzar
A partir dels registres descriptius es prepararà un llistat amb unes dades mínimes que identifiquen els documents.
El llistat de control contindrà, almenys, les següents dades:
- Identificador o codi unívoc del document.
- Signatura topogràfica.
- Títol del document segons la descripció arxivística.
- Unitats reprogràfiques: nombre total d’imatges que ha de tenir el fitxer digitalitzat.
En aquest moment es pot seccionar el conjunt de documents a digitalitzar en lots segons l’operativa de digitalització que s’hagi establert.
5. Digitalització
Per portar a terme la tasca d’escanejar haurem de tenir en compte elements com els següents:
- Decisió de realitzar la digitalització amb els mateixos mitjans o bé externalitzant-la a una empresa proveïdora.
- Decisió del lloc on portar a terme la digitalització, en les pròpies instal·lacions o en les d’una empresa externa.
- Tria de l’escàner més adequat depenent de: format dels documents, estat de conservació, volum a digitalitzar, especificacions dels paràmetres tècnics.
- Fer proves abans de començar la producció fer fixar els paràmetres de digitalització més adequats.
- Assegurar-se que els operadors de digitalització tenen la formació adequada.
- Acordar el procediment de desinstal·lació dels documents dels seus contenidors originals i de reinstal·lació.
6. Control de qualitat dels documents digitalitzats
Per aconseguir unes imatges digitals que reprodueixin d’una manera el més veraç possible els documents a partir dels quals s’han generat, s’han de portar a terme accions de comprovació de la qualitat de les imatges obtingudes. Aquestes comprovacions es documentaran mitjançant formularis.
Existeixen tres tipus d’accions de control de la qualitat de les imatges:
a) Mesures per aconseguir fitxers digitals complets
Pretenen assegurar que s’han digitalitzat tots els documents previstos i que han estat reproduïdes totes les pàgines que els componen.
b) Mesures per assegurar la qualitat de la imatge
Per assegurar la llegibilitat i la fidelitat de la imatge digital respecte a l’original en paper. Es tracta de les verificacions següents:
- Llegibilitat i completesa dels caràcters més petits.
- Integritat de la pàgina, sense mancances en els límits.
- Densitat d’àrees sòlides.
- Fidelitat del color.
c) Mesures per assegurar la qualitat tècnica
Per constatar el compliment de les especificacions tècniques de captura. Es pot verificar:
- Resolució i profunditat de color.
- Tipus de color.
- Format de fitxer.
7. Emmagatzematge de les imatges digitals
Les imatges digitals obtingudes hauran de ser emmagatzemades en un repositori, un sistema DAM o un dispositiu que permeti el seu accés i preservació. També existeix la possibilitat de ser vinculades amb els seus registres descriptius, que poden residir en altres aplicacions.
Projectes de digitalització: com garantir l’èxit
En definitiva, els plans de digitalització són laboriosos, però el seu producte final sol ser satisfactori. Per això, és indispensable elaborar un pla de treball minuciós, que aprofiti el màxim possible els recursos de la institució i redueixi a la vegada les possibilitats de contingències que posin en perill la viabilitat dels propòsits marcats.
D’aquesta manera, el seguiment d’unes bones pràctiques assegura una correcta digitalització, fet que garanteix que les col·leccions no patiran cap modificació, garantint així un allargament de la seva vida útil.