El problema de l’espai físic a arxius i biblioteques
En les institucions que apleguen fons documentals, siguin bibliogràfics o arxivístics, l’espai físic d’emmagatzematge és un recurs limitat i valuós. Òptimament, la ubicació de les instal·lacions d’arxius o biblioteques s’ha de situar en indrets fàcilment accessibles per al públic que els ha d’utilitzar, normalment en llocs ben comunicats o no molt allunyats dels centres de les poblacions. Per tant, són espais on el preu del sòl és car respecte a llocs més perifèrics i que previsiblement seran difícils d’ampliar.
A més, dins de l’edifici és desitjable que els dipòsits on es guarden els documents estiguin a prop tant de l’espai de consulta pels usuaris com del personal que en fa el seu tractament tècnic.
Mesures per aprofitar l’espai a arxius i biblioteques
En qualsevol àrea d’especialització coberta per una institució arxivística o bibliotecària, el volum dels documents incorporats acostuma a anar sempre a l’alça, desbordant l’espai disponible. La saturació dels espais d’emmagatzematge és un fet molt comú, i obliga a les institucions a cercar alternatives per donar cabuda a tot el que s’ha de preservar.
Mentre no s’arribi al límit de la capacitat de dipòsit podem portar a terme actuacions amb mesures d’optimització de l’espai disponible que puguin retardar un temps l’arribada al límit del volum d’emmagatzematge. A continuació presentem algunes idees.
Algunes propostes per a optimitzar l’espai disponible
- Separació física dels documents segons el seu format i suport, i instal·lació en contenidors amb mides i característiques adients a cadascun. Els elements d’una mateixa agrupació documental (un document, un expedient, un fons) se situaran en diferents ubicacions segons el seu format i seran localitzables intel·lectualment mitjançant la signatura topogràfica.
- Provisió de contenidors diversos, adaptats als diferents formats i suports dels documents que es posseeixen. Aquests poden ser arxivadors, caixes amb tapa solta o abatible, àlbums, tubs, calaixos de planera, etc.
- És preferible arribar a una certa estandardització en les mides dels contenidors per no reunir-ne una varietat excessiva que generi massa subdivisions dins del dipòsit.
- Es reservaran només per a casos especials les caixes fetes a mida, a causa de la dificultat per adaptar-les a l’espai i el mobiliari i al seu alt cost.
- Provisió de mobiliari que permeti la mobilitat de les baldes per a la seva adaptació als diferents formats de contenidors. Els mobles han de possibilitar la creació d’àrees diferents dins del dipòsit, adaptades a cada mida de contenidor.
- Intentar no barrejar els documents d’un fons d’arxiu amb els documents d’un altre fons en el mateix contenidor, per tal que siguin fàcilment destriables en cas de moviments futurs.
- Mantenir separats els documents que han de tenir unes condicions ambientals de conservació diferents, com per exemple els documents fotogràfics. Els contenidors que utilitzen haurien de tenir una seqüència pròpia de signatura.
En general, els sistemes d’ubicació en el dipòsit que es basen a reservar lloc en punts parcials d’un corpus de documents (per a sèries documentals en fons d’arxiu oberts o en títols de publicacions periòdiques actives) tenen l’inconvenient d’immobilitzar un espai que no sabem si serà finalment ocupat, a més dels possibles moviments si algun dels punts ocupa més espai del previst.
Instal·lar els documents de manera contínua, establint un sistema de signatura topogràfica que permeti la seva localització des dels instruments de descripció, evitaria aquest desavantatge encara que l’accés als documents directament a la prestatgeria es veuria limitat.
Requeriments mínims que han de complir les solucions d’instal·lació dels documents
- Aprofitament de l’espai físic disponible.
- Optimització del cost econòmic.
- Assegurar unes condicions de conservació d’acord amb la missió del centre, sigui la preservació a llarg termini o altres, com la rotació de documents, amb terminis de vigència limitats.
- Adaptació a les característiques de l’espai del dipòsit d’arxiu i al mobiliari disponible.
- Adaptació als formats i suports diversos dels documents.
Implicacions del tractament físic dels documents en les tasques descriptives
- És necessari procedir a una unificació de la terminologia per anomenar els tipus de contenidor en la descripció dels documents.
- Un mateix ítem descriptiu pot portar associat més d’un topogràfic, corresponent a cada grup de components de diferent format que consta. Per exemple, un expedient o un dossier pot contenir documents textuals de format A4 i també plànols mida planera o fotografies. Cadascuna d’aquestes tipologies de documents pot ser que estiguin instal·lades en contenidors amb seqüències topogràfiques diferents.
La signatura topogràfica
El sistema de codificació de la signatura topogràfica és clau per a la recuperació dels documents en el dipòsit. Per establir-la, hem de tenir en compte els següents paràmetres:
- Cada tipus de contenidor tindrà una signatura topogràfica amb una seqüència pròpia, que no es barrejarà amb la d’altres formats de contenidors.
- Es planificarà un procediment de codificació general de les signatures topogràfiques que permeti incloure totes les tipologies de contenidors usades en el centre i que garanteixi l’expansió futura abastant nous possibles formats de contenidors.
- La signatura topogràfica estaria formada per un indicador de format de contenidor, més una seqüència correlativa.
- En el cas dels documents guardats en planera, cada calaix d’una planera es consideraria un contenidor. Cada moble de planera tindria un identificador i cada calaix un codi seqüencial. La unió de l’identificador de planera i el del calaix formaria un topogràfic únic.
- Sempre que es pugui és òptima la implantació d’una seqüència topogràfica única per a tots els fons documentals custodiats.
- Quan un centre reuneix múltiples fons documentals, pot ser d’ajuda que la signatura topogràfica contingui un diferenciador per a cada fons, podent-se així crear subconjunts per fons dins del dipòsit. En aquest cas, la signatura topogràfica estarà formada per un identificador de fons, un de format de contenidor i una seqüència correlativa. El sistema pot ser útil quan existeixin fons oberts o quan s’incorporin al dipòsit d’arxiu més d’un fons simultàniament de manera esgraonada.
Optimització de l’espai útil: apunts finals
Així doncs, cada institució té la tasca d’aprofitar el seu espai físic de la millor manera possible. Normalment, la majoria opten per seguir unes directrius comunes, que garanteixen unes bones pràctiques, i a la llarga, una millor preservació del seu llegat documental. No obstant això, és plausible que els arxius decideixin adoptar polítiques personalitzades, adaptades a les seves necessitats, i per tant, de la seva pròpia documentació.